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cómo compartir documentos y trabajos con google drive
22 Ene 2020

Herramientas para investigador@s sociales: Nº2 – Google Drive para compartir documentos y realizar trabajos en grupo

En este segundo número de la Sección “Herramientas para investigadores e investigadoras sociales” os vamos a enseñar una aplicación gratuita que sirve para realizar trabajos en grupo y compartir documentos.

Se trata de uno de los servicios que podemos encontrar en el correo de Gmail de la empresa Google denominado “Google Drive” (antiguo Google Docs). Esta herramienta permite almacenar en Internet documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo para compartirlos con otras personas. De esta manera, todos los miembros del grupo pueden trabajar en un mismo documento virtual, ahorrando tiempo en la unificación de los archivos y evitando tener que reunirse físicamente cada vez que sea necesario introducir nuevos cambios en nuestro trabajo.

  • Crea archivos virtuales de texto, presentaciones u hojas de cálculo que podrás utilizar conectándote a Internet.
  • Comparte tus archivos con tus compañeros/as de trabajo para que todos/as puedan añadir y editar la información.
  • Descarga los archivos en el formato que desees. 

Con esta herramienta, se pueden crear archivos muy similares a los de documentos de Word, las hojas de Excel o las diapositivas de PowerPoint directamente en internet y sin necesidad de descargarlos hasta el momento en el que estén terminados, pudiendo utilizarlos desde cualquier ordenador y en cualquier parte del mundo. Además, lo más interesante para cualquier estudiante, investigador/a o académico/a que se precie es que estos documentos virtuales pueden ser compartidos con otros miembros de tu equipo de trabajo, de manera que bajo un mismo archivo puedan escribir, editar y añadir información varias personas.

El procedimiento

Supongamos estamos realizando un trabajo junto con un/a compañero/a sobre Sociología de las relaciones de género. Para ello, vamos a trabajar principalmente con un archivo de texto (por ejemplo, Word). Lo habitual en este tipo de trabajos (así como en cualquier otro documento académico o científico) es que desde un primer momento los miembros del grupo se reúnan para organizarse, dividir el trabajo y más tarde reunirse de forma periódica para unificar el trabajo en un mismo archivo. Con esta herramienta podremos ahorrarnos tiempo a lo largo de todo el proceso ya que todos los miembros del grupo podrán trabajar separadamente en tiempo real bajo un mismo archivo, el cual se guardará automáticamente en Internet cada vez que lo editemos.

Para ello, el procedimiento a seguir es muy sencillo. Situándonos dentro de la interfaz de Google, tan sólo debemos hacer clic en el apartado “Drive” que aparece en la parte negra de arriba a la izquierda, donde se nos abrirá una nueva pestaña emergente con el título “Google Drive”.

Una vez dentro, el siguiente paso será pinchar en el botón “Crear” y se nos abrirá un menú despegable con las siguientes opciones:

Siguiendo el ejemplo que hemos propuesto, abriremos un archivo de texto pinchando en el nombre “Documento”. Una vez abierto el procesador de texto virtual, podemos introducir información tal y como lo haríamos en un documento de Word, pero con la novedad de que podemos utilizarlo desde cualquier ordenador o plataforma en cualquier parte del mundo.

No obstante, lo verdaderamente útil para cualquier estudiante, investigador/a o académico/a es la posibilidad de compartir nuestros documentos con otras personas. Para ello, incluiremos a nuestros compañeros y compañeras del equipo con el botón  que figura en la parte superior a la derecha. Entonces, se abrirá una ventana donde introduciremos el título del documento: “Sociología de la relaciones de género”.

Una vez introducido el título, haremos clic en el botón “Guardar” y se nos abrirá un nuevo cuadro donde pondremos el e-mail o el nombre de nuestros compañeros/as. (Todos los contactos deben tener un correo Gmail para poder efectuar este paso).

El siguiente paso es asignar los roles o permisos de edición a los compañeros que hemos añadido en el menú despegable que encontraremos en el visor a la derecha de nuestra/o colega. Este menú comprende las siguientes opciones:

  • Editar: el usuario podrá añadir, modificar o borrar información.
  • Comentar: el usuario podrá ver y comentar el documento, no editar.
  • Ver: sólo podrá ver el documento.

Una vez asignados los roles, le damos al botón “Fin” y podemos empezar a realizar el trabajo en grupo. De esta forma, cada miembro del grupo podrá incluir su parte del trabajo y aportaciones y todos los cambios podrán verse al mismo tiempo por todos los demás y se guardarán de manera automática.

Además, esta herramienta cuenta con un chat en el que las/os compañeras/os podrán comentar sus impresiones, dudas o sugerencias sobre el trabajo.

Por último, y para finalizar con esta segunda entrega, una vez terminado el trabajo podremos descargarlo en el formato que deseemos (Word.docx; PDF; .rtf, etc.) en nuestro ordenador o dispositivo a través de la opción “Descargar como” del menú despegable “Archivo” (que aparece arriba a la izquierda del visor).

Esperamos que os haya gustado este segundo número de Herramientas para investigadores e investigadoras sociales y os resulte útil para realizar trabajos en grupo.



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